gute Pressemitteilung

Es vergeht kein Tag, an dem Journalisten sie nicht in Hülle und Fülle erhalten: Pressemitteilungen der Unternehmen. Viele davon taugen nichts und landen deshalb im Papierkorb. Die häufigsten Gründe dafür sind:

  • Das Thema der Pressemitteilung passt nicht zum Medium
  • Die Pressemitteilung ist werblich und hat für die Leser keinen Mehrwert.

Unternehmen die nicht versuchen die journalistische Perspektive einzunehmen, werden auf Dauer keine erfolgreiche Pressearbeit betreiben können. Denn Journalisten stehen unter enormem Zeitdruck und haben schlicht und ergreifend gar keine Zeit, sich mit den schlechten Pressemitteilungen auseinander zu setzen und darin nach Informationen zu suchen, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Das erste, was Unternehmen machen müssen, wenn sie Pressemitteilungen erstellen, ist sich in die Journalistenrolle hineinzuversetzen. Nur so können sie verstehen, was Journalisten wirklich brauchen und ihre Pressemitteilung so gestalten, dass Journalisten auch damit was anfangen können. Das erhöht nicht nur ihre Chance, dass die Pressemitteilung berücksichtigt wird, sondern hilft auch auf Dauer erfolgreich mit der Presse zu kommunizieren.

Wir haben für Sie die wichtigsten Regeln zusammengefasst. Gehen Sie diese Checkliste durch, bevor sie Ihre nächste Pressemitteilung versenden, das hilft Ihnen gravierende Fehler zu vermeiden.

1. Auf die Form kommt es an!

Genau wie bei einer Bewerbung können bei einer Pressemitteilung schon formale Fehler dazu führen, dass sie im Müll landet. Deshalb achten Sie darauf, dass Sie den Pressekontakt nicht vergessen, dass die Textdatei heruntergeladen und bearbeitet werden kann und dass alle Download-Links funktionieren.

2. In der Kürze liegt die Würze

Der Text darf nicht zu lang sein. Eine DIN A4 Seite ist optimal.

3. Vermeiden Sie Floskeln

„Wer kennt das nicht“, „für das leibliche Wohl ist gesorgt“, „innovatives Produkt“, „junges dynamisches Unternehmen“. Allmählich denken Journalisten, dass PR-Agenturen extra-Tasten auf ihren Tastaturen haben, die diese Wortkombinationen enthalten. Seien Sie wirklich innovativ und feilen Sie lieber an Ihrem frischen modernen Schreibstil statt alte langweilige Floskeln zu verwenden.

4. Lassen Sie Ihren Text atmen

Bauen Sie mehrere Absätze in Ihren Text ein und versuchen Sie nicht den gesamten Text auf einer Seite unterzubringen – das sieht nicht nur unschön aus, sondern erschwert das Lesen.

5. Stimmt Ihr Betreff? Dann wird der Text gelesen

Der Betreff hat gleich mehrere Aufgaben: Den Journalisten über das Thema informieren, sein Interesse wecken und spannend genug sein, damit er Ihre Mail anklickt und liest.

6. Nicht unnötig in die Länge ziehen!

Lesen Sie Ihre Pressemitteilung erneut durch und streichen Sie alle Füllwörter aus. Ihr Text muss kurz und knackig sein. Alle irrelevanten Informationen müssen daher rausgestrichen werden.

7. Aktive Konstruktionen verwenden

Sie lesen sich leichter und machen den Text lebendiger als passive Konstruktionen.

8.Verben statt Substantive

Vermeiden Sie soweit es geht Wörter, die auf -ung, – heit, -keit, -ät, und -mus enden und ersetzen sie lieber mit Verben.

9.Stimmt Ihr Verteiler?

Gehen Sie den Verteiler vor dem Versand sorgfältig durch und prüfen Sie, ob Ihr Thema wirklich für alle Medien relevant ist und vor allem, ob die wichtigsten Medien enthalten sind.

10.Verwenden Sie immer die gleiche Absender-Adresse

Richten Sie am besten eine Adresse nur für die Kommunikation mit der Presse ein. So können Journalisten Ihre Adresse in ihrem Kontaktbuch eintragen und Ihre Mitteilungen landen nicht mehr in Spam.

11. Werbefrei texten ist von Vorteil!

Wenn eine Pressemitteilung nur Werbeinformationen enthält, landet sie nicht auf dem Tisch der Redakteure, sondern auf dem Tisch der Mediaberater. Sich um die Werbeaufträge zu kümmern gehört nämlich zu ihrem Aufgabenbereich und nicht zu dem der Journalisten.

12. Fehlerfrei texten

Pressemitteilungen, die nur so voll Tipp- und Rechtschreibfehler sind, wecken einen negativen Eindruck beim Lesen. Besonders bei Journalisten: Ihren Adleraugen entgeht keine auch noch so kleine Unstimmigkeit. Das Vier-Augen Prinzip ist daher Pflicht.

13. Je einfacher, desto besser!

Wählen Sie einfache Sätze statt komplizierten grammatikalischen Konstruktionen und erklären Sie alle Fachwörter.

14. Nutzen und Informationen liefern

Achten Sie darauf, dass Ihre Pressemitteilung gleich am Anfang die sogenannten W-Fragen beantwortet (Wer? Was? Warum? Wann? Wie? Wieviel?)

15. Senden Sie immer Bilder mit!

Am besten als Download-Link, da druckfähige Bilder meistens sehr groß sind. Achten Sie darauf, dass Ihre Mail insgesamt nicht größer als 1-2 MB ist.

16. Anbinder nicht vergessen

Fassen Sie die wichtigsten Informationen über Ihr Unternehmen noch mal ganz kurz zusammen und platzieren Sie sie am Ende Ihrer Pressemitteilung. So ersparen Sie dem Journalisten die Zeit, die er sonst für die Recherche brauchen würde.

17. Verwenden Sie hochwertige Bilder!

Kreative Pressemitteilungen springen immer ins Auge. Eine Kombination aus Texten, Bildern, Grafiken und Illustrationen ist immer attraktiver als bloßer fließender Text. Entwickeln Sie Ihr einzigartiges Layout und machen Sie Ihre Pressemitteilungen zu Ihrem Markenzeichen.

18. Aller Anfang ist schwer!

Und doch muss Ihre Pressemitteilung schon ganz am Anfang überzeugen. Wenn er zu allgemein gehalten wird, dann bricht man das Lesen meistens ab. Journalisten müssen Ihre Zeit nicht damit vergeuden, nach den wichtigsten Informationen zu suchen!

19. Raus mit den überflüssigen Informationen.

Hat Ihr Unternehmen einen Award gewonnen? Dann soll das im Mittelpunkt Ihrer Presseinformation stehen. Wenn Sie zusätzlich über Ihre CSR-Aktivitäten berichten wollen, machen Sie eine Extra-Meldung dazu (wenn die Projekte neu sind) oder machen Sie dazu einen kurzen Anbinder (wenn es um Ihre alten Projekte geht). Zu viele Informationen ziehen Ihre PM unnötig in die Länge.

20. Fakten, Fakten, Fakten!

Bauen Sie Zahlen und Statistiken ein, die Ihre Aussagen belegen. Man bleibt automatisch an Zahlen und Grafiken hängen und liest diese Informationen genauer.

21. Zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort

Bei dem Versand Ihrer PM sollten Sie darauf achten, dass sie bei den richtigen Redaktionen zum richtigen Zeitpunkt landet. Versenden Sie also keine Pressemitteilungen spät abends oder kurz vor dem Redaktionsschluss.

22. Wahrheit und nichts anderes als die Wahrheit

Ihre Pressemitteilungen dürfen niemals Lügen enthalten. Sie haben bekanntlich kurze Beine und können großen Schaden beim Unternehmen anrichten.

23. Schreiben Sie deutsch!

Zu viele englische Begriffe lassen Ihre Pressemitteilung nicht cool, sondern übertrieben wirken. Anglizismen immer sparsam verwenden!

24. Ihre Pressemitteilung ist adressiert an Profis…

… vor allem, wenn Sie Ihre Informationen an die Fachpresse versenden. Es reicht also nicht zu sagen, dass Ihr Produkt gut ist. Sie müssen auch genaue Informationen mitliefern, die das belegen.

25. What’s new? What’s different?

Ihre Pressemitteilung hat dann gute Chancen, wenn sie den Nachrichtenwert enthält oder einen anderen Nutzenwert für den Leser hat. Wenn Ihre Mitteilung diese zwei Fragen nicht beantworten kann, muss sie dringend überarbeitet werden.

26. Übertreiben Sie nicht!

Vermeiden Sie Superlative wie “großartig” oder “phänomenal”. Eigenlob stinkt, auch in einer Pressemitteilung. Liefern Sie stattdessen lieber Fakten, die Ihre Einzigartigkeit belegen.

27. Machen Sie Ihren Verteiler unsichtbar

Wenn Sie Ihre Presseinformationen über Outlook versenden, dann setzten Sie Ihren gesamten Verteiler immer auf bcc.

28. Recherchieren Sie schon im Vorfeld nach dem richtigen Ansprechpartner

Ein kurzer Anruf in der Redaktion oder beim Sekretariat genügt um herauszufinden, wer für welche Themen zuständig ist. Adressieren Sie Ihre Mitteilungen immer an die richtige Person.

29. Kontrollieren Sie Ihre Verteiler regelmäßig!

Ist Ihre Kontaktperson überhaupt noch da? Kontrollieren Sie regelmäßig die Rückläufe nach Ihrem Versand und rufen Sie gelegentlich in den Redaktionen an, um herauszufinden, ob Sie die richtigen Personen in Ihrem Verteiler haben.

30. Fragen Sie niemals nach dem Zwischenstand!

Das ist unprofessionell, ärgert Journalisten und führt meistens dazu, dass sich der Redakteur nicht mehr mit Ihnen unterhalten wird.

31. Achten Sie auf den Zeitplan

Medien haben oft lange Vorlaufzeiten, oft zwischen 6 und 8 Wochen. Planen Sie den Versand Ihrer Information deshalb immer rechtzeitig, insbesondere wenn es um die saisonale Meldungen geht.

32. Machen Sie die zentrale Botschaft glasklar

Kein Journalist hat weder Zeit noch Lust dazu, sich überlegen zu müssen, welche die wichtigste Aussage im Text ist.

33. Seien Sie professionell

Journalisten erkennen schnell, ob sie mit einem Profi zu tun haben. Schon der erste Blick auf den Text zeigt, ob man wirklich mit einem PR-Profi zu tun hat. Wer ist der Absender? Wie übersichtlich ist der Text? Hat der Text einen roten Faden? Kann der Text bearbeitet werden? Gibt es Bilder zum Text? Wer ist der Ansprechpartner? Eine professionell erstellte Pressemitteilung liefert immer alle notwendigen Informationen.