Die PR Arbeit kann äußerst interessant und befriedigend sein, besonders wenn sie positive Ergebnisse für Kunden bringt. Doch es gibt Aufgaben, die selbst die erfahrensten PR-Profis ungern erledigen. Diese unbeliebten Tätigkeiten sind oft zeitaufwendig, mühsam und scheinen endlos zu sein. Hier eine erweiterte Liste der unbeliebtesten PR-Aufgaben:
Inhalt
Verteiler erstellen (und pflegen!)
Der Aufbau eines soliden Presseverteilers ist das A und O der PR-Arbeit. Im Idealfall macht es Spaß, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen zu Journalisten aufzubauen – besonders wenn man für einen Kunden mit spannenden Produkten oder Dienstleistungen arbeitet. Doch die Realität sieht oft anders aus. Wenn der Kunde „schwierig“ ist, das Produkt wenig Neuigkeitswert hat oder die Branche gesättigt ist, kann die Erstellung und vor allem die Pflege des Verteilers zur Sisyphusarbeit werden. Veraltete Kontaktinformationen, unzustellbare E-Mails und fehlende Reaktionen sind frustrierend.
Die Pflege des Verteilers ist genauso wichtig wie die Erstellung. Journalisten wechseln ihre Positionen, Medien ändern ihre Schwerpunkte. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Verteilers ist daher unerlässlich. Tools zur Verteilerverwaltung und -pflege können hier Abhilfe schaffen. Zudem sollte man den Verteiler segmentieren, um gezielter mit den jeweiligen Journalisten kommunizieren zu können.
Dokumentation und Reporting der PR Arbeit
Die Dokumentation jeder PR-Aktion ist unerlässlich, um den Erfolg der Maßnahmen zu messen und den Kunden über die Fortschritte zu informieren. Die Evaluation von Clippings und deren inhaltliche Auswertung kann zwar ausgelagert oder an Praktikanten delegiert werden, aber die tägliche Dokumentation der Aktivitäten und die individuelle Zeiterfassung bleiben meist am PR-Berater hängen. Diese Aufgaben werden oft aufgeschoben und türmen sich dann zu einem Berg von Notizen und Checklisten auf.
Nicht nur die Dokumentation selbst ist unbeliebt, sondern auch das anschließende Reporting. Das Zusammenführen der Daten, die Erstellung von aussagekräftigen Berichten und die Präsentation der Ergebnisse vor dem Kunden können zeitintensiv und anstrengend sein. Hier können Reporting-Tools helfen, den Prozess zu automatisieren und übersichtlichere Berichte zu erstellen. Wichtig ist auch, die Dokumentation so zu gestalten, dass sie für zukünftige Kampagnen nutzbar ist (Lessons Learned).
Nachfass-Aktionen
Obwohl PR-Experten grundsätzlich von zu häufigen Nachfassaktionen abraten, sind sie in der Praxis oft unvermeidlich. Wenn nach dem Versand einer Pressemitteilung oder einer Einladung zu einem Presse-Event keine Rückmeldungen eingehen, bleibt oft nur der Griff zum Telefon. Doch das richtige Timing ist entscheidend: Wann stört man nicht und wann erreicht man die Journalisten am besten?
Das Problem der Nachfassaktionen liegt oft in der mangelnden Vorbereitung. Eine gut formulierte und personalisierte E-Mail oder Pressemitteilung kann die Notwendigkeit für Nachfassaktionen reduzieren. Zudem sollte man sich im Vorfeld über die Arbeitsweise und Präferenzen der jeweiligen Journalisten informieren. Manchmal ist ein kurzer Tweet oder eine Direktnachricht über Social Media effektiver als ein Anruf.
Themensuche
Das ist das Beste und das Schwierigste an der PR-Arbeit zugleich. Die Themenfindung ist der häufige Grund, warum viele kleine Unternehmen auf die Pressearbeit komplett verzichten. Das ist auch verständlich: Viele Unternehmen, die selten Neuigkeiten haben oder austauschbare Produkte anbieten und dabei keine PR Erfahrung haben, tun sich schwer Themen zu finden, die Journalisten interessieren würden.
Um Themen zu finden, muss man nicht nur die Ereignisse im eigenen Unternehmen berücksichtigen, sondern darauf schauen, was in der Branche passiert. Gerade hier findet man oft Aufhänger, die zum Unternehmen passen und als Anlass genutzt werden können, um die Journalisten anzusprechen. Die Themensuche sollte nicht nur auf das eigene Unternehmen beschränkt sein. Es ist wichtig, die Branche, aktuelle Trends und gesellschaftliche Entwicklungen im Blick zu behalten. Storytelling ist hier das Stichwort: Eine gute Geschichte, die einen Bezug zum Unternehmen hat, ist oft interessanter als reine Fakten. Kreativität und die Fähigkeit, „um die Ecke zu denken“, sind hier gefragt. Regelmäßige Brainstorming-Sessions im Team oder mit externen Beratern können neue Ideen liefern.
Pressemitteilungen mit Word verfassen und layouten
Word ist zwar ein weit verbreitetes Textverarbeitungsprogramm, aber für die professionelle Gestaltung von Pressemitteilungen weniger geeignet. Hochwertige Bilder, ein ansprechendes Layout und eine korrekte Formatierung sind entscheidend für den ersten Eindruck.
InDesign oder ähnliche Layout-Programme sind hier die bessere Wahl. Sie bieten mehr Gestaltungsmöglichkeiten und ermöglichen eine professionellere Präsentation. Wer keine Erfahrung mit solchen Programmen hat, sollte auf Vorlagen zurückgreifen oder die Gestaltung an einen Grafiker auslagern. Eine gut gestaltete Pressemitteilung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie von Journalisten beachtet wird.
Social Media Beiträge veröffentlichen
Der Aufwand für die Social Media Arbeit ist nicht zu unterschätzen. Neben der strategischen Planung und dem Erarbeiten eines Redaktionsplans gehört auch viel operative Arbeit dazu. Mehrere Konten verwalten, Bilder anhängen, die richtigen Hashtags auswählen, relevante Influencer und Unternehmen kennzeichnen. Wenn Sie sich auf Twitter befinden, müssen Sie zudem sicherstellen, dass Ihr Beitrag weniger als 280 Zeichen umfasst.
Social Media Beiträge einzeln zu posten dauert viel zu lange. Wenn man 5 Beiträge hochladen muss, dann sollte man das am Stück machen und nicht alle zwei Stunden einen Post reinstellen. Ganz abgesehen davon, dass solche Unterbrechungen negativ auf die Produktivität auswirken, sind sie auch wahre Zeitfresser. Dabei ist der durchschnittliche Beitrag in den sozialen Netzwerken hat eine Lebensdauer von nur 90 Minuten.
Social-Media-Management-Tools können die Veröffentlichung von Beiträgen automatisieren und die Verwaltung mehrerer Konten erleichtern. Wichtig ist aber auch die Interaktion mit den Nutzern: Kommentare beantworten, Diskussionen anregen und auf Feedback reagieren. Eine aktive und authentische Präsenz in den sozialen Medien ist entscheidend für den Erfolg. Die Analyse der Ergebnisse und die Anpassung der Strategie sind ebenfalls wichtige Aspekte.
Die PR Arbeit, sei es Erstellung von Pressemitteilungen, Pflege der Journalisten Kontakte oder Social Media Arbeit erfordert viel Planung und Organisation. Lesen Sie in unseren Artikel mehr zum Thema PR Arbeit und PR Instrumente, um Ihre Pressearbeit zu optimieren:
Presseeinladung richtig schreiben
Warum machen Ihre Konkurrenten bessere PR Arbeit?
- Über den Autor
- Aktuelle Beiträge
Olga Ziesel ist leidentschaftliche Texterin und Expertin für Pressearbeit. Sie bloggt regelmässig auf Text-Center.com und im Blog der Webagentur Awantego.
