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Anfrage schreiben – so bekommen Sie keine Absagen mehr

Wir alle müssen früher oder später Anfragen schreiben.  Ob Suche nach Geschäftspartnern, Akquise oder Pressearbeit – Anfragen schreiben ist ein wichtiger Schritt in Sachen Erstkontakt.

Steigt in Ihnen leichte Panik auf, wenn Sie nur daran denken, eine Kaltakquise zu machen, potenzielle Kooperationspartner anzuschreiben oder Blogger/Journalisten zu kontaktieren? Bereits persönliche Anschreiben verfassen bereitet vielen von uns Kopfweh: Wie formuliert man eine Anfrage für eine Zimmerreservierung? Für eine Location? Einen Brief mit der Bitte um die Informationen? Am besten greifen wir einfach zu einer Muster Vorlage und  erstellen den Text einfach und unkompliziert. Anders ist das mit Geschäftsanfragen. Mit Massen-Emails kommt man da nicht wirklich voran. Wer Partner gewinnen will oder andere von seinen Ideen überzeugen will, muss Zeit und Kreativität ins Schreiben stecken. Egal ob es um eine Anfrage per Mail oder einen Geschäftsbrief handelt.

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Anfrage formulieren: So schreiben Sie richtig gute Geschäftsanfragen

Wer einen Partner gewinnen will oder eine Kooperation plant, muss Anfragen versenden.  Eine richtig formulierte  E-Mail Anfrage ist dabei halbe Miete. Sie weckt beim Empfänger Vertrauen, informiert ihn über die Kooperation und hilft sich als Experte zu positionieren. Das funktioniert aber erst dann, wenn man die Mail gleich an die richtige Person versendet.

Doch meistens ist es so, dass die Unternehmen selten die direkte E-Mail Adressen der zuständigen Mitarbeiter rausgeben. Selbst in den Redaktionen bietet man den Anrufenden an, den Themenvorschlag an die zentrale Redaktionsadresse zu senden. Viele Erstakquise-Gespräche enden mit dem Satz: „Schreiben Sie uns doch eine Mail an info@…“

Das ist die erste Hürde, bei der viele aufgeben würden. Macht es denn überhaupt  Sinn, Zeit und Kraft darin zu investieren, wenn die Mail den Ansprechpartner nicht erreicht? Angst vor Ablehnung und eine niedrige Erfolgsrate sinken die Motivation und halten davon ab, eine Anfrage zu schreiben. Dabei kann eine schriftliche Anfrage oft mehr bewirken als Kaltakquise per Telefon. Wie die Praxis zeigt, richtig gut formulierte E-Mail und Briefanfragen werden von den Empfängern wahrgenommen. Vorausgesetzt, sie kommen zum richtigen Zeitpunkt und mit der richtigen Botschaft.

Eine gute Formulierung der Anfrage ist dabei entscheidend. Eine ungeschickte Kooperationsanfrage  beachtet man kaum. Schlimmer ist aber, wenn der Empfänger sie als unprofessionell einstuft und Sie bei ihm negativ in Erinnerung bleiben. Hin und wieder werden ungeschickte Kooperationsanfragen sogar öffentlich  gemacht (vor allem geht es dabei um die Influencer und Unternehmensanfragen).

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Aufbau einer Anfrage – diese Anschreiben werden gelesen

Das Wichtigste zuerst? Sich vorstellen? Neugier wecken? Wie soll eine Anfrage am besten aufgebaut werden?

Anfrage schreiben

Wer man mit der Anfrage positive Ergebnisse erzielen will, sollte Massenmails vermeiden und jede Anfrage individuell formulieren. Damit sich der Empfänger angesprochen fühlt, sollte er auch individuell angesprochen werden. Es ist wie mit einer Bewerbung – die Schwerpunkte werden anders gelegt und der Text wird an die Anforderung der Stelle und das Unternehmen angepasst. Aber „vorgefertigte“ Textblöcke können durchaus vorbereitet werden. Damit spart man viel Zeit  beim Schreiben einer Anfrage.

Die Aufmerksamkeit der  Leser mit der richtgien Headline fesseln

Eine Anfrage für ein Interview wird natürlich anders formuliert als ein Anschreiben für ein Kooperationsangebot. Doch eine gute Headline ist immer wichtig, egal ob es ein E-Mail Anschreiben ist oder ein Geschäftsbrief. Am besten sollte eine Headline einfach und verständlich formuliert werden und zum Weiterlesen animieren. Die Überschrift soll sofort die Antwort auf die Frage liefern: „Warum soll ich das lesen?“ Wenn die Headline das Interesse geweckt hat und die Vorteile für die Leser angesprochen hat, dann wird die Anfrage auf jeden Fall gelesen. Zum Beispiel: 

  • Ein kleiner Fehler, der Immobilienmakler 12.000 Euro im Jahr kostet
  • Online Shops: 2/3 Ihrer Inhalte werden nicht gelesen
  • Schreiben Sie Ihre Texte immer noch selbst?

Kurze Überschriften sind meistens besser als lange Headlines.  Auch Fachwörter sind willkommen, wenn es um eine B2B Anfrage handelt – das hilft dem Leser den Bezug schneller zu erkennen. Die Tonalität kann sowohl seriös als auch locker sein – das sollte man anhand der Zielgruppe entscheiden.

Anfrage richtig formulieren – Tipps für die Textgestaltung

Bevor man eine Anfrage formuliert, sollte man genau wissen, an wen sie gehen soll und wer der richtige Ansprechpartner ist, auch wenn man diese an die allgemeine Adresse versendet. Beschäftigen Sie sich mit dem Empfänger: Warum wollen sie ausgerechnet an ihn eine Anfrage schreiben? Inwieweit wird er von Ihrem Angebot profitieren? Nur wenn der Adressat schnell seine Vorteile erkennen kann, wird er Ihre Anfrage durchlesen.

Den Stil und die Tonalität sollte der Autor natürlich auch an den Empfänger und an das Thema anpassen. Das Angebot sollte man so knapp wie möglich beschreiben – damit der Empfänger gleich beurteilen kann, ob es auf ihn zutrifft. Denn ob E-Mail oder Brief – niemand will seine Zeit für unverständliche Anfragen verschwenden.

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Ein klassisches Anschreiben ist ein optimales Akquise Instrument. Man sollte solche Anfragen sachlich formulieren und dabei die Vorteile deutlich auflisten. Doch auch Entscheidungsträger sind einfach nur Menschen. Deshalb spielen auch in der B2B Anfragen Emotionen und Kreativität eine große Rolle. Die Nutzung von Metapher, die Bilder im Kopf wecken, können helfen die Aufmerksamkeit zu gewinnen.

Bei der Formulierung der Kooperationsanfragen an die Blogger sollte man Floskeln und lange Einstiege vermeiden (wir finden Deinen Blog sooo toll, wir lesen Deinen Blog seit Jahren, etc.). Wichtig ist es klar zu machen, was der Blogger von der Zusammenarbeit bekommt und was genau das Unternehmen von ihm erwartet. 

Eine Anfrage mit dem Themenvorschlag (einer Story) sollte man immer an den Journalisten senden, der sich mit den entsprechenden Seiten beschäftigt. Der Vorschlag soll außergewöhnliche Ideen enthalten oder besonders gut zum Medium passen. Wer seine Anfrage mit der Bitte beginnt, über seine Produkte eine Reportage zu machen, wird von Journalisten nicht beachtet. Wer aber eine beeindruckende Story hat oder einen idealen Interview-Partner (z.B. einen Experten aus dem Bereich Forschung und Entwicklung), der kann mit der Aufmerksamkeit der Journalisten rechnen. Aber nur dann, wenn Sie die wichtigsten Informationen gleich am Anfang der Anfrage schreiben – Journalisten scannen die Meldungen nur schnell durch und haben keine Zeit sich in den Text jeder Meldung hineinzuarbeiten.

Anschreiben für einen Geschäftsbrief vorbereiten: Wie schreibt man eine gute Anfrage?

Einen Brief schreiben macht oft noch mehr Panik. Dabei wer die Anfrage richtig formuliert, kann mit dem Brief sogar bessere Erfolge erzielen, als mit Emails. Gut geschriebene Briefe helfen die Entscheidungsträger ohne nervige Telefonate zu erreichen und ihre Gesprächsbereitschaft zu erhöhen.

Auch bei Brief-Anfragen spielen Überschriften eine entscheidende Rolle. Sie sollen Aufmerksamkeit erzeugen und Lust auf den Rest des Textes machen. Wenn es zum Beispiel die Anfrage für ein Telefonates ist, dann sollte man gleich mit dem ersten Satz zeigen, warum sich der Entscheidungsträger sich auf einen Verkaufsgespräch einlassen soll. Ein Zitat von einem bestehenden Kunden, das genau beschreibt, was der Kunde mit Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Produkt erreicht hat, eignet sich gut für den Einstieg.

Provokative Ansprachen, belehrende Texte oder freche Formulierungen erzeugen meistens eine starke Reaktion und helfen mehr Aufmerksamkeit zu generieren. Doch solche Anfragen Texte sollte man im Vorfeld testen und nicht gleich an die Menschen senden, die man unbedingt als Kooperationspartner oder Kunde gewinnen will.

Über den Autor

Olga Ziesel

Olga Ziesel ist leidentschaftliche Texterin und Expertin für Pressearbeit. Sie bloggt regelmässig auf Text-Center.com und im Blog der Webagentur Awantego.